Um dos aplicativos preferidos e mais utilizados pelos brasileiros é o WhatsApp. Sua versatilidade e facilidades podem ser aplicadas nas relações entre amigos, família, grupos de estudos e até mesmo no trabalho. Por todo o mundo, o aplicativo é adotado por mais de 80% dos profissionais, mas a cada país as regras trabalhistas variam e a liberdade de uso fica condicionada também às questões de produtividade. De uma hora para outra, o ‘herói’ pode virar o ‘vilão’! Consultas e trocas de informações fora do horário de expediente podem atrapalhar o tempo de descanso do colaborador. Da mesma forma, o uso indiscriminado do aplicativo durante o expediente afeta a produtividade e tira o foco das atividades que exijam concentração. Ou seja, a primeira recomendação é planejar a utilização da ferramenta durante e fora do expediente, pois o uso exagerado é sempre prejudicial.

Há outras dicas que poderão conciliar objetividade e possibilidades de uso, visando a produtividade. Vamos a elas:

– Grupos muito grandes geram muitas publicações. As notificações atrapalham o foco nas atividades de trabalho, portanto, geram dispersão. Se é o caso, você pode ‘silenciar’ o grupo por períodos que variam de algumas horas a 1 ano;

– Assim como os e-mails, as mensagens trocadas pelo WhatsApp devem ter uma frequência determinada para suas leituras. Não é porque você recebeu uma notificação que deve correr para lê-la ou respondê-la prontamente. Determine um ou dois horários fixos no seu dia para fazê-lo, faça com seus colegas de grupo saibam suas regras para não haver cobranças a respeito;

– Assuntos sensíveis devem ser tratados por outros meios de comunicação, e não pelo aplicativo. Ligue (mais fácil, rápido e não deixa assuntos mal resolvidos) ou envie um e-mail mais completo e didático. É bem mais difícil se expressar pelo WhatsApp devido às restrições do teclado do seu smartphone. Convenhamos, um teclado de computador ainda é muito mais confortável de se usar!

– Crie estratégias para se comunicar com o grupo e com os profissionais individualmente. Ou seja, dirija-se às pessoas diretamente, quando o assunto for restrito ou destinado somente a elas. Evita-se constrangimento e melhora a produtividade do grupo.

– Fora do expediente, use o WhatsApp somente em casos de urgência ou emergência. O aplicativo facilita essa comunicação direta, uma intervenção rápida e uma resolução prática. Fora isso, respeite o horário de descanso do seu colaborador ou subalterno. Da mesma forma, o chefe deve ter seu horário de descanso preservado.

– Se você não quiser utilizar o WhatsApp no trabalho, não há lei que o obrigue. É um direito seu, mas isso pode significar abrir mão de uma ferramenta eficiente e prática para o dia a dia. Ponha na balança os prós e os contras e faça sua escolha.

E você? O que acha de usar o WhatsApp como ferramenta de trabalho? Já a utiliza? Está feliz com ela?